Az egyes város- és településnevek megtalálhatók a nevük szerinti címszónál, illetve annak a nagyobb földrajzi területnek a címszavánál, amelyhez tartoznak.
Például:         Párizs            Franciaország
                                         – Párizs

                     Temesvár      Bánság
                                         – Temesvár

                     Arad             kapcsolt részek (Románia)
                                           – Arad

                     Kolozsvár        Erdély
                                             – Kolozsvár

A megyék címszavánál csak akkor találhatók meg, ha magában a tétel címleírásában, illetve az annotációban erre utalás történik. Kivételt tettünk Romániával. A Románia címszó alatt csak azok a településnevek szerepelnek, amelyek sem a Bánság sem az Erdély, illetve kapcsolt részek címszó alatt nincsenek. Fontosabbnak véltük a Bánság Erdély, kapcsolt részek alá tartozó anyag teljesebbé tételét, mint az amúgy is terjedelmes Románia címszó, akár utalókkal történő, földuzzasztását. Hasonlóképpen jártunk el a román megyék címszavainál is. Ezek megtalálhatók a saját nevük alatt, illetve a fentebbi három nagy területi egység címszavánál. Am ez esetben, mivel ezeknek kisebb a számuk, a Románia címszónál utaló van róluk.

A mutatóban a magyar elnevezéseket használtuk. Maga a Magyar Kisebbség következetlenül használja a román, magyar, illetve egyszerre mindkét elnevezését, ezért a román nevekről utaló készült. Nem láttuk értelmét, hogy a csak román néven (illetve román néven is) szereplő településekről adjunk utalót, hanem az összes román településnévről, ahol ezek kideríthetők voltak, készült utaló.

A település címszavánál zárójelben szerepel a román név, illetve az országnév is. A többi ország településneveinél a magyar elnevezést használtuk, mivel túlnyomórészt a lapban is így szerepelnek. Mellettük állnak az idegen elnevezések zárójelben, ha ezek fellelhetők voltak, de ez utóbbiakról nem készült utaló.

Munkánk 1983-87. években készült. Azóta változtak a határok. Meg kellett azonban tartanunk a Szovjetunió, Jugoszlávia elnevezést, mert a lap megjelenésekor is voltak. A mai névalak mellett feltüntettük a mai földrajzi hovatartozást is.

Személynevek mutatója 

Csak a repertórium törzsanyagában (címleírás, annotáció) szereplő neveket tartalmazza. Sajnos, a folyóirat teljes névanyagát földolgozni nem állt módunkban. Maga a Magyar Kisebbség az első néhány évben félévenként ad egy-egy névmutatót a hivatkozott személyekről. (Ebben a folyóiratba író szerzők nem szerepelnek.) Ha egy tételen belül szerzőként is, hivatkozottként is szerepel egy név, csak egyszer, szerzőként adjuk.

Személynevek 

A folyóirat következetlenül használja a magyar, illetve román (vagy egyéb idegen) névváltozatot. A mutató ezt egységesíti: vagy az egyik, vagy a másik névforma alatt találhatók meg a tételszámok, s utaló készült a másik névformáról, illetve az egyéb névvariánsokról.

A nevek feloldása 

Igen gyakran találkoztunk hiányos névalakokkal (vezetéknév egyedül, illetve vezetéknév és keresztnév kezdőbetűje). Ezeket, sajnos, nem sikerült mindig teljessé tenni. Az idegen neveknél a vezetéknév utáni vessző és [ ] jelzi a hiányos voltot.

Például       DAVILLA, [ ]

Ugyancsak [ ] áll. a keresztnév kezdőbetűi után is.

Például       DAVIDESCU, N. C. [ ]

Gyakran találunk a mutatóban fel nem oldott álneveket és szignókat, ezek után is [ ] áll. A feloldott álnevekről utaló irányít a valódi névhez. A hiányos típusú neveknél, ha lehetőség nyílt rá, szerepeltettük a foglalkozást is.

Például DAVILA, [ ] (ezredes)

Tárgymutató 

Az egyes tételek nemcsak egy vagy két helyen találhatók meg, igyekeztünk minél több címszó alatt fellelhetővé tenni őket. Azt a gyakorlatot követtük, hogy a sok utaló helyett inkább sok címszó alatt adtuk meg ugyanazt az anyagot, mivel, úgy véljük, ez könnyíti meg inkább a mutató használatát. Például a felekezeti iskolákról szóló anyag megtalálható az oktatásügynél, a vallásügynél, s ha statisztikai adatokat is tartalmaz, ez utóbbi alá is bekerült.

Hasznosnak véltük, hogy bizonyos „nagy területek” minél teljesebbé váljanak, például az oktatásügy, vallásügy, igazságügy, törvényhozás, választások, közigazgatás, statisztika stb. Úgy éreztük, ezáltal csökken annak az esélye, hogy egyik-másik tétel eltűnjék a nagy anyagban, s ne váljon hozzáférhetővé.

Rovat-mutató 

A különböző rovatokhoz tartozó tételeket nemcsak ezeknél, hanem a tárgyuknak megfelelő címszavaknál is szerepeltettük. Ha a rovatcím külön címszóként is megvan (például Nemzetek Szövetsége) mindkettő alatt helyet kapott a tétel.

Mivel a rovatok címei is beolvadtak az anyagba, a könnyebb használhatóság érdekében hasznosnak véltük egy külön címlistát készíteni róluk. 

Lapszemle 

A lapszemle címszó nem a Folyóiratok szemléje, Román szemlék szemléje stb. rovatok megkettőzése. A címszó alá bekerültek a nem szemle jellegű rovatokban szereplő kritikák, ismertetések tételszámai is, mik különben – ilyen szempontból – e nélkül „elvesztek” volna.

A szemlézett lapok nem szerepelnek a mutató egyéb részeiben. Az egységes betű-rendben megtalálható lapcímek (hírlap, folyóirat stb.) jelzik, bogy egyéb vonatkozásai miatt került ide a lappal foglalkozó tételszám. Ezeknél külön a lapszemle címszóra nem utalunk, mivel ez nagy mennyiségű utalót jelentett volna. A betűrendben meglévő lapcímek megtalálhatók a sajtó címszó alatt is, összegyűjtve a rájuk vonatkozó anyagot.

Cikksorozatok 

A folyóiratban többször szerepelnek terjedelmes cikksorozatok. Közülük a két legnagyobb az Események és az Ítéletek, száz körüli folytatással. A törzsanyag felduzzasztásának elkerülése végett az egyes tételszámoknál nem soroltuk fel az összes rész tételszámát, hanem csak a mutatóban gyűjtöttük össze ezeket az Ítéletek, illetve Események címszó alatt. Címszóként akkor vettük fele cikksorozatokat a címük alatt, ha legalább háromrészes sorozatról van szó.

A szenátusi és képviselőházi beszédek datálása 

Első számú forrásunk maga a közlemény volt, azaz elfogadtuk az általa adott dátumokat. Ha ez a közleményből nem derült ki, akkor az 1936. évi kötetben található, az 1922–1935 közti időtartamra összeállított mutatót használtuk fel. (Kiss Árpád: A magyar törvényhozók működése a román parlamentben, 342–356, 375–392. p.) Ez az összeállítás, sajnos nem teljes. Például a Dokumentumok c. rovatban találtunk olyan beszédeket, amelyek innen hiányoznak, s a dátumok sem mindig egyeznek meg a cikkben, illetve a mutatóban. Mivel nem állt módunkban ellenőrizni ezeket az adatokat, csupán a figyelmet szeretnénk felhívni a lap ilyen jellegű tévedéseire. 

Hivatkozott művek jegyzéke 

Sajnos, nem terjed, nem terjedhet ki a folyóirat teljes anyagára, csak a címleírásokban és annotációkban szereplő hivatkozott írásokat tünteti fel. 

Helyesírás 

A címleírásokban általában megőriztük a Magyar Kisebbség helyesírását, csak az esetben javítottuk, ha az átvett forma értelemzavaró lenne. A román neveknél (személy-, földrajzi-, intézménynév stb.) igyekeztünk követni a román helyesírást.

II. Formai kérdések

Formai tagolás

A bal lapszéltől a jobboldali felé haladva szűkülnek a címszavak, s válnak egyre részletezőbbé. Minden új alcímszót hosszú kötőjel (–) vezet be.

Például        Csehszlovákia
                       – sérelem
                           – magyar kisebbségé
                                   – nyelvhasználati jog 457
                           – német kisebbségé 1342
                                   – sovinizmus 260

A címszót, ha az alcímszóban előfordul, gondolatjel (-) helyettesíti. Kivételt teszünk, ha ez a megoldás nehézkes, értelemzavaró lenne.. Hasonlóképpen el-eltérünk a címszó-alcímszó megszokott tagolási rendjétől, ha az nehezen áttekinthetővé válna a sok kötőjeltől.

Formai megoldások

A különböző típusú mutatókat (név-, tárgy-, földrajzi nevek mutatója, rovatok, Illetve hivatkozott művek mutatója) egybeolvasztottuk egy egységes betűrendbe. Hogy mégis könnyebben elkülöníthetők legyenek ezek a használó számára, az alábbi megoldásokat alkalmaztuk:

1. Kurzivál

a)hivatkozott műveket például Demokratikus hadsereg és belpolitika 2488
A könyvek után zárójelben a megjelenés helyét és idejét is igyekeztünk feltüntetni, logy ezek elváljanak az idézett cikkektől, tanulmányoktól.
Például Das Banal (Berlin, 1941) 4075
b) a Magyar Kisebbségben szereplő cikksorozatokat. Ezeknél zárójelben a szerző neve szerepel, illetve ennek hiányában a (c. s) azaz cikksorozat rövidítés.
Például Egy aldunai székely község szociográfiája (Thomka Viktor) 3571, 3589, 3610, 3617, 3656
Mandátumok igazolásához (c. s.) 1313, 1324, 1331
c) a lapok, folyóiratok címei
Például          Sarló
                            – programja 2240

2. Nagybetűk

a)    a szerzők vezetékneve Például FRITZ László
vagy álneve Például SYNDICUS
A szerzők neve alatt álló tételszámok közül kurzívak a róluk szóló közlemények tételszámai, míg az általuk írtaké kurziválás nélküliek.
Például DICKINSON, Willoughby 1674, 2195
b)    rovatok címei Például ROMÁNOK RÓLUNK

3. Nagy kezdőbetű

a)földrajzi nevek (városok, országok, vármegyék stb.)
b)intézmények nevei
d)újság-, folyóirat- s egyéb kiadványcímek

4. Kis kezdőbetű

tárgymutató címszavai

5. Zárójelek használata

A címszavakban, alcímszavakban szereplő évszámokat zárójelbe tettük, illetve toldalékos formában alkalmaztuk, hogy ne lehessen összetéveszteni a tételszámokkal.

( )–ben szerepelnek a főcímszavakként álló városnevek mellett a román (illetve nem magyar) névváltozatok, továbbá az országnevek rövidítései is.

( )–ben állnak az intézménynevek mellett a nekik helyet adó városok nevei, hasonlóan a jobb elkülönülés érdekében.

( )–ben találhatók a hiányos személynevek mellett a megkülönböztetőként álló, illetve a tájékozódást elősegítő foglalkozásnevek.

( )–ben áll a helységnév és az országnév a lapcímek után.

6. Vessző használata

A címszavak egyes részeit választják el, például a címszóhoz tartozó földrajzi nevet: oktatásügy, Románia

7. Kötőjelek

a)– (gondolatjel) az alcímszavakat vezeti be

b)– (gondolatjel) a címszót helyettesíti az alcímszavak testében.

8. Rövidítések

Csak keveset használtunk. Az anyag nagy terjedelme miatt a sok rövidítés alkalmazását inkább zavarónak, mintsem segítséget nyújtónak éreztük.

Földrajzi neveknél: rövidítettük a városnevek mellett álló országneveket. Például Bukarest (Bucureşti) (Rom.)

Ezeknél igyekeztünk követni a Nagy világatlasz rövidítéseit, kivéve Németországnál, ahol a rövidítésünk No. Az NDK, NSZK megkülönböztetést anyagunk figyelembevételével erőltetettnek éreztük.

Néhány kifejezésnél: például 
római katolikus  =  r. k.
katolikus = kat.
református = ref.

mivel ezek a kifejezések igen gyakoriak. Ezenkívül még az

é. n.        =      év nélkül (bibliográfiai adatok közt)

(c. s.)      =      cikksorozat

sz.           =      század

sz.           =      szám stb.

Egyéb

A mutató testén belül elkülönül néhány nagyobb anyagrész, ezek egyike-másika némi magyarázatot igényel:

Lapszemle

A szemlézett lapok betűrendben követik egymást, s a hozzájuk tartozó tételszámokat évek szerint rendeztük, az egyes tételszám mellett zárójelben esetlegesen feltüntetve, bogy a hivatkozott cikk pontosabban mikor jelent meg (hó, illetve hó és nap, illetve a lap száma).

Például        Adeverul (Románia)

                    –     1922. év 20, 53 ...
                    –     1923. év 189, 217
                    –     1924. év 370 (jan. 20.), 383 (febr. 8.) ...
                    –     1925. év 632, 646 (jan. 30.) ... 739 (112.796. sz.) ...

Törvényhozók megnyilatkozásai

A képviselők, illetve szenátorok nevei betűrendben követik egymást, s az egyes felszólalásokhoz tartozó tételszámok időrendben sorakoznak.

Például          Sándor József (1926. júl. 1.) 1022
                                –  (1926. Al. 2.) 1023
                                – (1926. dec.) 1127

Köszönettel tartozom Ilia Mihálynak és Lengyel Andrásnak azért, hogy ez a repertórium elkészülhetett, s Monok Istvánnak, hogy megjelenhetett.

Kazai Magdolna

Felhasznált művek 

Magyar Kisebbség, Lugos, 1922-1942
Diplomáciai és nemzetközi jogi lexikon. Akadémia K. Bp., 1967. 918 l.
Erdély és a részek térképe és helységnévtára. Szerk.: Herner János. Szeged, 1987. 216 L
Erdély története. 1–3. köt. Akadémiai K. Bp., 1986. 1945 I.
Mikó Imre: Huszonkét év. „Stúdium”, Bp., 1941. 326 1.
Nagy világatlasz. Cartographia. Bp., 1986–1987. 424 1.